Elektroniske journaler og Arkivlov

Elektroniske journaler for PPR-materiale og arkivlov
Vi modtager for tiden mange spørgsmål fra kollegaer om, hvorledes man skal forholde sig, når man lokalt ønsker, at skriftligt materiale fra PPR skal indgå i den fælles elektroniske journalføring på Rådhuset.

Vi har derfor søgt at beskrive en række relevante forhold, der forhåbentligt kan medvirke til at belyse området og give mulighed for at agere hensigtsmæssigt i forhold til dette.

Her skal således udelukkende fokuseres på, hvilke særlige problemer elektroniske journaler kan give for PPR.

Journalpligt/notatpligt

Det fremføres hyppigt, at psykologer har journalpligt i henhold til psykologloven, jfr. Psykolognævnets hjemmeside, hvor der er forskellige beskrivelser om dette.

Det er vigtigt at vide, at psykologloven er underordnet offentlighedsloven og forvaltningsloven for offentlige ansatte psykologer.

Afsnit 21. Afsnit fra Vejledning om lov om offentlighed i forvaltningen (VEJ nr 11687 af 3/11/1986) redegør for dette:
 ”Notatpligten gælder kun i sager, hvor der efter sagens karakter skal træffes afgørelse af en forvaltningsmyndighed (afgørelsessager). Den gælder derimod ikke for den del af forvaltningens virksomhed, hvor der ikke skal træffes »afgørelse« f.eks. i forbindelse med vejledning og rådgivning eller anden faktisk forvaltningsvirksomhed. Vedkommende minister kan dog efter forhandling med justitsministeren fastsætte regler om, at notatpligten skal gælde for nærmere angivne grupper af sager om udøvelse af anden forvaltningsvirksomhed end den, der vedrører afgørelsessager.

De oplysninger, hvor der kan siges at være notatpligt, knytter sig til afgørelse af en sag, jfr. også Undervisningsministeriets argumenter i forbindelse med aktindsigt i forhold til en WISC-forside. Da PPRs arbejde primært er af rådgivende art, vil de fleste notater, som den enkelte psykolog måtte foretage primært have karakter af interne dokumenter,jfr. artikel om PPR’s skriftlige arbejde i inklusionsarbejdet.

Jeg har drøftet dette forhold med jurist i Undervisningsministeriet i forhold til nærværende problematik. Vurderingen er, at såfremt journalmateriale fra PPR indgår i en fælles elektronisk journal på Rådhuset, vil det ændre status fra internt arbejdsmateriale og i stedet blive omfattet at retten til aktindsigt.

Ændret praksis på PPR?

Selv om gældende regler ikke er ændret, vil kravet om elektronisk journalføring for PPRs materiale kunne nødvendiggøre en ændret praksis på PPR.

Hidtil har det været det typiske, at vi samler alt materiale i et paphylster, som vi kalder PPR-journalen. Juridisk er der ikke noget, der hedder en PPR-journal.

Sikring af tillidsforholdet til børn og forældre har altid været helt grundlæggende vigtigt for PPRs virksomhed.

Det kan derfor blive nødvendigt at skelne mellem to slags PPR-materiale – herunder journalføring eller nedskrivning af oplysninger.

1. Oplysninger, der kan indgå i den elektroniske journalføring

  • De skrivelser, der er omfattet af retten til aktindsigt – omfatter PPR-rapporter, indstillingsskemaer, skrivelser til andre myndigheder (herunder skoler) samt skrivelser fra andre myndigheder til PPR:
    Opmærksomheden henledes på, at såfremt en PPR-journal sendes til et andet PPR-kontor i forbindelse med et barns flytning – så bliver alt materialet automatisk omfattet af retten til aktindsigt.
  • De notat-/journaloplysninger, der er omfattet af retten til aktindsigt. Det vil typisk være opsummering af afholdte møder – dato, hvem deltog, kort overordnet problembeskrivelse samt aftaler.
    Vær opmærksom på, at alle oplysninger, der kan få betydning for beslutning i en sag – herunder henvisning til specialundervisning – skal nedskrives og være omfattet af retten til aktindsigt.

Oplysninger, der indgår i den elektroniske journalføring skal indgå på en måde, der sikrer, at oplysningerne kun kan blive tilgængelige for de fagpersoner, for hvem det er relevant af hensyn til deres lovgivningsmæssige virke. Det fremgår af forvaltningslovens § 32.

Det må således aftales, hvorledes dette sikres elektronisk i praksis. Det er som udgangspunkt lederen af PPR, der afgør, hvad det måtte være relevant for andre faggrupper at få adgang til. Ved uenighed må den anden part skriftligt argumentere for deres synspunkter.

2. Interne arbejdsdokumenter

  • Psykologer har – ligesom andre fagpersoner – brug for at kunne lave notater, der udelukkende er beregnet til eget brug. Nogle psykologer har brug for at nedskrive mange rådata til eget brug. Nogle har brug for at kunne udtrykke sig direkte og bramfrit i tillid til, at det ikke kommer uvedkommende til kundskab.
    Disse notater vil aldrig blive anvendt direkte til at træffe afgørelse i en sag.
    De er redskaber eller rådata for psykologens PPV med forslag, der præsenteres på ordnet måde skriftligt og/eller præsenteres på formelle møder, hvor vurderingerne nedskrives i journal omfattet af retten til aktindsigt, jfr. punkt 1.
    Hidtil har disse oplysninger været ført – i PPRs papirjournal – sammen med de formelle journaloplysninger.
    Elektroniske journaler medfører, at disse interne notatoplysninger bør holdes adskilt fra de formelle oplysninger, der er nævnt i punkt 1 og slet ikke indgå i den elektronisek journal.
  • Testark vil i de fleste tilfælde tilsvarende være at betragte som interne dokumenter, jfr. notat  fra Undervisningsministeriet om WISC som internt materiale. Såfremt en given test betragtes som af betydning for en sags afgørelse – og det fremgår af PPRs forslag – vil det formentligt ikke kunne udelukkes, at et givet testark skifter status.
    De fleste psykologiske test har så ringe validitet og reliabilitet, at de ikke i sig selv talmæssigt vil kunne beskrive objektive evner, karaktertræk ol. hos børn og unge. De anvendes primært som kvalitative tests, der sammen med andre oplysninger kan danne grundlag for hypoteser om fx barnets kognitive niveau. De talmæsige resultater giver primært mening for den psykolog, der foretager testen, ud fra den samlede testsituation.

Arkivlov for arkivalier efter 1.januar 2007

Der er kommet en ny bekendtgørelse om arkivering fra Kulturministeriet – bekendtgørelse nr. 995 af 03/08/2010 – Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier i kommunerne.
Den vedrører alle arkivalier, der er tilvejebragt efter 1.januar 2007. Ældre arkivalier følger de hidtidige regler fra Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier i primærkommunerne – Bekendtgørelse nr. 1000 af 28.september 2004 med tilhørende tre bilag.

Papirsager

De nye regler fastsætter for papirarkivalier, at journalsager bevares.  Der er således ikke regler for, at det kun gælder for elever, der er født den første i en måned i de tilfælde, hvor journalmaterialet er tilvejebragt efter 1.januar 2007.

Elektroniske journaler/IT-systemer

I bilag 2 pkt. 5 B står, at følgende skal bevares: ”En arkiveringsversion af data fra fagsystemer vedrørende pædagogisk-psykologisk rådgivning (PPR), der indeholder identifikationsoplysninger, skoleoplysninger og oplysninger om enkeltpersoner, som er henvist til pædagogisk-psykologisk rådgivning”.

Det betyder, at alt, hvad der gemmes på personsagen i de elektroniske journaler, skal gemmes, og det er omfattet af aktindsigt.

Februar 2014 Bjarne Nielsen