Tavshedspligt

Tavshedspligt, overlevering af oplysninger m.v. i PPR-arbejdet med folkeskolens specialpædagogiske bistand til småbørn og elever i skolen.

I dette kapitel beskrives væsentlige forhold og begreber i forbindelse med overlevering af oplysninger m.v. i forbindelse med folkeskolens specialpædagogiske bistand.

Der vil på ingen måde være tale om en generel gennemgang af alle relevante forhold i forbindelse med dette meget komplicerede emne.

Uanset, hvorledes de juridiske regler om tavshedspligt og ret/pligt til at overlevere oplysninger til andre er formuleret, er der to afgørende formål, der må tilgodeses.

1. Hvad er vigtigt og nødvendigt for det involverede barn?
2. Hvordan bevares tillidsforholdet til forældrene?

Såfremt man i arbejdet omkring den specialpædagogiske bistand hele tiden holder sig disse overordnede hensyn for øje, vil man ikke komme til at kollidere med disse – til tider – ret komplicerede regler.

Ad. 1. Helhed og sammenhæng for det enkelte barn

Det er altid nødvendigt at overveje, hvilken samlet hjælp det enkelte barn har behov for samt på hvilken måde, dette vil kunne ske?

Det er nødvendigt at sikre, at relevante faresignaler om børns eventuelle fejludvikling bliver observeret og bliver formidlet til de rette fagpersoner til videre behandling.

Det kræver kendskab til barnets behov og udvikling samt til de kommunale muligheder for at iværksætte indsats og foranstaltninger.

Det kræver viden om, hvilke andre fagpersoner, der må inddrages og samarbejdes med.

Det kræver et fælles ansvar for at tilrettelægge en fælles koordineret indsats, der opleves enkel og kvalificeret af barn og forældre.

Ad. 2. Tillid hos forældrene

En afgørende forudsætning for at hjælpe børn med vanskeligheder er, at der arbejdes på baggrund af en grundlæggende tillid fra forældrenes side til den enkelte PPR-medarbejder.

Dette kræver åbenhed i samarbejdet. Forældrene forventer og har ret til at blive holdt fuldt orienteret om alle væsentlige forhold omkring arbejdet med deres barn. Dette vedrører bl.a., hvem der samarbejdes med, og hvilke oplysninger der udveksles.

Langt de fleste forældre har fuld forståelse for nødvendigheden af at samarbejde med andre fagpersoner for at sikre den bedste samlede indsats for deres barn, når det sker på baggrund af en ærlig og faglig velfunderet forklaring om, hvorfor det er nødvendigt.

Det er vigtigt og nødvendigt altid at værne om dette tillidsforhold fra forældrenes side. Det kræver åbenhed og ærlighed i samarbejdet, således at forældrene altid føler sig trygge i samarbejdet til PPR-medarbejderen.

En væsentlig målestok for at sikre dette vil være at tænke på, hvorledes man selv ønsker sig behandlet af de fagpersoner, man på tidspunkter bliver afhængige af.

Det er formentligt overflødigt at minde om, at èt enkelt fejltrin med brud på disse grundlæggende samarbejdsregler i forhold til et forældrepar, vil kunne give anledning til en uoprettelig mistillid, der i visse situationer vil kunne spredes til andre forældre.

Væsentlige begreber i forbindelse med overlevering af oplysninger m.v

I det følgende skal i meget kort form omtales nogle af de væsentlige begreber og forhold, som det vil kunne være nyttigt at have et vist kendskab til i forbindelse med samarbejdet omkring børn og unge med særlige behov.

Det skal understreges, at det alene vil være hovedindholdet af disse begreber, der vil blive omtalt – vel vidende at der ofte vil være en række undtagelser og særlige omstændigheder  i en række tilfælde.

1. Hvad er en forvaltningsmyndighed/hvem må udveksle oplysninger?

Alle forvaltninger/afdelinger i en kommune betragtes som én myndighed. Inden for denne myndighed er der ret til at udveksle oplysninger. Dette begrænses i reglerne omtavshedspligt i forvaltningslovens § 27 (se senere) og reglen om relevans i forvaltningslovens § 32 (se senere).

PPR-medarbejdere, sundhedsplejersker, sagsbehandlere, pædagoger i kommunale daginstitutioner, dagplejemødre er bl.a. en del af den kommunale forvaltning, hvor der kan/skal udveksles oplysninger.

Derimod er den enkelte folkeskole at betragte som en selvstændig myndighed.

Dette kræver særlig opmærksomhed, når der samarbejdes med disse.
Der er særlige regler for det kriminalitetsforebyggende samarbejde SSP (Skole-Social-Politi), hvor det er muligt at udveksle personfølsomme oplysninger.

Der er også regler, der muligggør, at kommunale fagpersoner kan udveksle oplysninger inden for området af udsatte børn og unge (servicelovens § 49a).

2. Tavshedspligt

Personer inden for det offentlige har pligt til over for andre at hemmeligholde oplysninger af rent privat karakter eller fortrolige oplysninger om enkeltpersoner.

Reglerne om tavshedspligt er beskrevet i forvaltningslovens § 27.

Tavshedspligten vil almindeligvis være til hinder for, at der videregives fortrolige oplysninger til private, f.eks. en samlever, bedsteforældre, søskende eller andre nærtstående.

Dette vil kræve et samtykke (se senere) fra den, der har forældremyndigheden.

Straffelovens § 152 e fremhæver, at tavshedspligten ikke gælder, hvis den pågældende har pligt til at give oplysninger videre, eller hvis pågældende handler i berettiget varetagelse af åbenbar almen interesse eller af eget eller andres tarv.

3. Hvilke oplysninger kan videregives?

Dette er beskrevet i forvaltningslovens § 28. I stk. 1 eksempliceres dette:
“Oplysninger om enkeltpersoners rent private forhold, herunder oplysninger om race, religion og hudfarve, om politiske, foreningsmæssige, seksuelle  og strafbare forhold samt oplysninger om helbredsforhold, væsentlige sociale problemer og misbrug af nydelsesmidler og lignende, må ikke videregives til en anden forvaltningsmyndighed.”

Heraf følger, at oplysninger af denne karakter må udveksles inden for samme forvaltningsmyndighed, såfremt dette er relevant og nødvendigt, f.eks. af hensyn til et barn.

Der må desuden udveksles oplysninger til anden forvaltningsmyndighed, f.eks. en skole, såfremt forældrene har givet et samtykke hertil.

4. Pligt til at imødekomme anmodning om oplysninger

I forvaltningslovens § 31 beskrives en forpligtelse til at videregive oplysninger fra én forvaltningsmyndighed til en anden, hvis den er af betydning for vedkommende forvaltningsmyndigheds virksomhed eller for en afgørelse, der skal træffes.

Den myndighed, der har oplysningerne afgør, hvorvidt, det er relevant at videregive oplysninger i den konkrete situation – herunder om der påføres et uforholdsmæssigt stort merarbejde i forbindelse med at fremskaffe oplysningerne.

I Serviceloven er der fastsat regler for underretningspligt (se senere).

5. Relevans

I forvaltningslovens § 32 beskrives et forbud mod uden grund at skaffe sig fortrolige oplysninger (stk. 1):
“Den, der virker inden for den offentlige forvaltning, må ikke i den forbindelse skaffe sig fortrolige oplysninger, som ikke er af betydning for udførelsen af den pågældendes opgaver.”

Dette forhindrer ikke, at ansatte på sædvanlig måde samarbejder inden for forvaltningsmyndigheden, men der må ikke opsøges eller kræves oplysninger, der ikke er nødvendige.

Ved tvivlstilfælde må den myndighed, der beder om oplysninger, beskrive, hvilke typer af oplysninger, der er relevante.

Reglen om relevans er vigtig at være opmærksom, når det aftales samarbejdslinier og -procedurer på børn og unge-området.

Eksempelvis vil en meget stor del af arbejdet med specialundervisning på de enkelte folkeskoler ikke være relevant for andre myndigheder, og det vil være væsentligt for tillidsforholdet til forældrene, at dette respekteres.

6. Samtykke

Reglerne om samtykke er beskrevet i forvaltningslovens § 28, stk. 4, nr. 1. Her står:
“Samtykke efter stk. 2, nr. 1, skal meddeles skriftligt og indeholde oplysning om, hvilken type oplysninger der må videregives, til hvem oplysningerne må videregives og til hvilket formål. Kravet om skriftlighed kan dog fraviges, når sagens karakter eller omstændighederne taler derfor.”

I stk. 5 fremgår det, at et samtykke bortfalder senest ét år efter, at det er givet.

En fornuftig og automatisk anvendelse af reglerne om samtykke er nøglen til at sikre et hensigtsmæssigt og tillidsfuldt samarbejde med forældrene. Det er samtidig med til at ansvarliggøre forældrene.

I det konkrete tilfælde kan man aftale med forældrene, hvorledes samtykke skal formuleres – herunder skriftligt eller mundtligt. Hvis sidstnævnte vælges, vil det være hensigtsmæssigt at lave et notat om tidspunkt og indhold i aftalen.

Forældrenes krav om at skulle afgive samtykke er deres garanti for, at de kan være fuldt orienteret om, hvem der samarbejder med hvem omkring deres barn.

7. Underretningspligt

Baggrunden for offentlige personers skærpede underretningspligt er fastsat i § 153 i Lov om Social Service og uddybet i en bekendtgørelse om underretningspligt.

§ 153. Personer, der udøver offentlig tjeneste eller offentligt hverv, skal underrette kommunalbestyrelsen, hvis de under udøvelsen af tjenesten eller hvervet får kendskab til eller grund til at antage,
1) at et barn eller en ung under 18 år kan have behov for særlig støtte,
2) at et barn umiddelbart efter fødslen kan få behov for særlig støtte på grund af de vordende forældres forhold,
3) at et barn eller en ung under 18 år kan have behov for særlig støtte på grund af barnets eller den unges ulovlige skolefravær eller undladelse af at opfylde undervisningspligten, eller
4) at et barn eller en ung under 18 år har været udsat for overgreb.

I serviceloven fremgår det, at personer i offentlig tjeneste skal underrette kommunen, når de bliver bekendt med forhold for børn og unge, der må give formodning om behov for særlig støtte.

I § 2, stk. 1 er dette uddybet:
“Pligten foreligger, når barnet eller den unge i forhold til sine daglige omgivelser, skolen eller samfundet, eller når barnet eller den unge i øvrigt lever under utilfredsstillende forhold. Tilsvarende gælder, når barnet eller den unge har behov for hjælpeforanstaltninger på grund af nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne.”

I § 154 formuleres den skærpede underretningspligt:
“Den, der får kendskab til, at et barn eller en ung under 18 år fra forældrenes eller andre opdrageres side udsættes for vanrøgt eller nedværdigende behandling eller lever under forhold, der bringer dets sundhed eller udvikling i fare, har pligt til at underrette kommunen.”

Den, der foretager indberetning er ikke part i sagen, og kan ikke klage over de skridt, som kommunen vælger at tage eller ikke at tage.

Det vil være god forvaltningsskik, at kommunen over for underretteren bekræfter modtagelsen af underretningen.

Underretteren har ikke krav på yderligere information om, hvorledes sagen tages op.

I forlængelse af dette skal nævnes folkeskolens bekendtgørelse om foranstaltninger til fremme af god orden i folkeskolen fra 2010.

I §11 beskrives skolens arbejde med elever, hvor det antages, at en uhensigtsmæssig adfærd kan skyldes sociale og emotionelle omstændigheder.

Her gøres der opmærksom på, at uden for underretningspligten kan der være tilfælde, hvor skolen optager samarbejde med de sociale myndigheder med henblik på afhjælpning af en elevs problemer.

Skolen bør dog forud opfordre forældrene til selv at søge kontakt til de sociale myndigheder.

Skolens henvendelse til de sociale myndigheder må normalt kun ske i forståelse med forældrene.

Sidstnævnte krav er med til at sikre, at skolens eget rådgivningssystem – PPR – fortsat er garant for, at den i skolen etablerede indsats og aktuelle viden om barnets vanskeligheder kan indgå i en yderligere social indsats, således at den samlede indsats bliver så koordineret som muligt.

8. Notatpligt

Offentlighedsloven kræver, at forvaltningsmyndigheder har notatpligt. Der er således pligt til i sagen at skrive faktiske oplysninger ned, som modtages mundtligt, telefonisk, elektronisk eller på anden måde.

Dette gælder oplysninger, der kan have betydning for den afgørelse, som myndigheden skal træffe.

Når det drejer sig om rådgivning og vejledning, er der hverken for de sociale myndigheder eller for PPR notatpligt, idet oplysningerne ikke her skal indgå i et grundlag for at træffe formelle afgørelser.

Se uddybende om dette i artiklen om PPR’s skriftlighed i inklusionsarbejdet.

9. Aktindsigt

Adgang til aktindsigt giver borgeren mulighed for af sikre sig, at de rigtige oplysninger er i sagen, og giver borgeren mulighed for af følge sagen samt til at komme med nye oplysninger.

Aktindsigten gælder de skrivelser, der indgår i en sags behandling, og som derved kommer til at danne grundlag for en beslutning. For PPR’s vedkommende vil det primært omhandle PPV-en (den pædagogiske-psykologiske vurdering). Det er PPV’en, der udgør det formelle grundlag for skolelederesn beslutning om henvisning til specialundervisning. Alle PPR-psykologens rådata, private notater og tests danner grundlag for udformning af PPV’en, og de vil aldrig blive brugt direkte til en beslutning. Dermed er de at betragte som interne arbejdsdokumenter.

Se afgørelse fra Undervisningsministeriet om WISC som internt materiale.

Herudover omfatte aktindsigten alle formelle skrivelser – herunder indstillingsskema- samt de pligtige notater over faktuelle forhold som mødeafholdelse, forslag om foranstaltninger og fagligt grundlag herfor.
Private notater m.v., der vedrører rådgivning og vejledning, er ikke omfattet af aktindsigt – med mindre det er fremsendt til et andet PPR ved flytning – se notat om PPR’s skriftlighed i inklusionsarbejdet.

10. Klagemuligheder

Skolelederens beslutninger em henvisning eller ikke-henvisning til specialpædagogisk bistand inden for skolens egen rammer kan ikke indklages for højere myndighed. Det samme gælder kommunalbestyrelsens beslutning i forhold til småbørn.

Beslutning truffet af skolelederen/kommunalbestyrelsen om henvisning/ikke-henvisning til specialklasser, specialskoler og støtte i den overvejende del af undervisningstiden kan ankes til Klagenævnet for den Vidtgående Specialundervisning.

Såfremt forældre i øvrigt har ønske om at klage over samarbejdet eller indsatsen fra fagpersoner på PPR eller andre, sker dette til pågældende medarbejders leder, der tager sig af sagen i henhold til de kommunale regler herfor.

11. God forvaltningsskik

Familiens retssikkerhed kræver, bl.a.

  • Grundig orientering af familien gennem hele sagsforløbet.
  • Løbende orientering i form af information og overvejelser.
  • Aktiv medinddragelse af familien i løsning af problemerne.

Etablering af hensigtsmæssige samarbejdsformer og procedurer

PPR må tilrettelægge sit arbejde, så det sker ske på den for barnets og dets forældres mest hensigtsmæssige måde.

Først og fremmest må der være etableret samarbejdsformer med skoler, daginstitutioner, dagplejen, sundhedsplejersker og andre, der er beskæftiget med de involverede børn, således at PPR er let tilgængelig for inddragelse ved overvejelser over bekymring over børns trivsel og udvikling.

I PPR-håndbogen fra 2014 er der beskrevet en række ideer til PPR’s arbejdsopgaver og samarbejdsformer.

I en række tilfælde, hvor der er enkle problemstillinger med korterevarende indsats, vil der ofte være få samarbejdspersoner involveret – og dermed få personer, der skal indgå i samarbejdet og kende barn, forældre og problemstillingerne.

I andre tilfælde vil der være tale om mere komplicerede vanskeligheder med mange forskellige fagpersoner indblandet.
Samarbejdet må i disse tilfælde etableres sikkert og hensigtsmæssigt, således at den samlede indsats bliver så koordineret som muligt. Det påhviler de involverede fagpersoner at sikre dette, således der er klare aftaler om opgave- og ansvarsfordeling mellem de implicerede. Som beskrevet indledningsvist kræver det hensyn til det enkelte barn, således at

  • der sikres viden tidligst muligt om eventuel uheldig udvikling.
  • viden er tilgængelig, for dem der har brug for den.

Hensynet til forældrene kræver tilsvarende, at

  • den kommunale indsats er mest mulig forebyggende og opsporende.
  • den kommunale indsats er tilstrækkeligt kvalificeret og koordineret.
  • oplysninger af privat karakter gives kun til dem, der har brug for dem – efter aftale med forældrene.
  • Aktiv medinddragelse og løbende information til forældrene.

februar 2014,  Bjarne Nielsen

Henvisninger

Justitsministeriet 2012. Forvaltningsloven. LBK nr. 988 af 09/10/2012.

Justitsministeriet. 2013. Offentlighedsloven. LOV nr 606 af 12/06/2013.

Nielsen, Bjarne. 2014. PPR-håndbogen. Dansk Psykologisk Forlag

Social-, Børne- og Integrationsministeriet, 2013.  Bekendtgørelse af lov om social service (Serviceloven).  LBK nr 1093 af 05/09/2013.

Justitsministeriet 2013 Straffeloven. LBK nr 1028 af 22/08/2013

Social-, Børne og Integrationsministeriet 2010. Bekendtgørelse om underretningspligt over for kommunen efter lov om social service. BEK nr 1466 af 16/12/2010

Undervisningsministeriet. 2006. Bekendtgørelse om folkeskolens specialpædagogiske bistand til børn, der endnu ikke har påbegyndt skolegangen. BEK nr. 356 af 24/04/2006.

Undervisningsministeriet. 2008. Vejledning om folkeskolens specialpædagogiske bistand til børn, der endnu ikke har påbegyndt skolegangen. VEJ nr 9171 af 13/05/2008.

Undervisningsministeriet. 2010. Bekendtgørelse om fremme af god orden i folkeskolen. BEK nr 320 af 26/03/2010.

Undervisningsministeriet. 2012. Bekendtgørelse om folkeskolens specialundervisning og anden specialpædagogisk bistand. BEK nr 380 af 28/04/2012.

Undervisningsministeriet. 2013. Vejledning om folkeskolens specialundervisning og anden specialpædagogisk bistand. VEJ nr. 9082 af 26/2 2013.